Het importeren van relaties wordt gebruikt om data te importeren van een derde partij. Met deze functie kunt u op een eenvoudige en intuïtieve manier relaties importeren. De data kan worden vertaald naar een formaat welke kan worden gebruikt door 'Exact Synergy Enterprise' via een proces dat 'mapping' wordt genoemd.
Met de wizard wordt beoogd om u een gebruiksvriendelijke tool te bieden om relaties, in het bijzonder data vanuit CSV- of Microsoft Excelbestanden, te importeren. De wizard assisteert tevens bij het 'mappen' (vertalen) van velden van de externe bron naar velden welke kunnen worden gebruikt in de 'Exact Synergy Enterprise' database. U kunt de importinstellingen en opties bewaren als een template zodat de template de volgende keer kan worden gebruikt bij de import van een bestand vanuit hetzelfde externe systeem. Verder biedt de wizard de mogelijkheid om dubbele relaties te lokaliseren voordat ze worden geïmporteerd.
Het importproces bestaat uit verschillende stappen:
U kunt ook importeren middels een bestaande import template. Dit wordt toegelicht in Alternatieve stap: Gebruiken van import template
Stap een: Importmethode selecteren
In deze stap kunt u de methode voor de import selecteren.
Klik op Nieuwe import om een bestand te importeren gebaseerd op nieuwe importinstellingen en opties. Klik op Mijn import templates om instellingen en opties te gebruiken welke reeds eerder zijn gebruikt en bewaard. Dit wordt nader toegelicht in Additionele stap: Import template gebruiken .
Klik op Annuleren om de importwizard te sluiten.
Stap Twee: Bestand om te importeren selecteren
In deze stap kunt u het bestand selecteren dat moet worden geïmporteerd. U kunt tevens het scheidingsteken de tekstindicator selecteren welke het bestand bevat dat u heeft geselecteerd als tekstbestand.
Sectie Bron
Selecteer Tekstbestand of Excel-bestand om een tekstbestand of een Microsoft Excel bestand te importeren.
Bestand
Klik op Bladeren om het te importeren bestand te selecteren.
Opmerking: Wij adviseren niet meer dan 20.000 records in één keer te importeren. Wanneer het bestand meer dan het aanbevolen aantal records bevat, dan is het mogelijk dat het systeem niet binnen de limiet van twee uur de relaties kan importeren. In dat geval wordt een melding weergegeven waarin staat dat niet alle relaties succesvol zijn geïmporteerd.
Sectie Scheidingsteken
Opmerking: Deze sectie is alleen beschikbaar Tekstbestand is geselecteerd bij de sectie Bron.
Scheidingsteken
Selecteer het scheidingsteken dat wordt gebruikt in het te importeren bestand. Een scheidingsteken wordt gebruikt om de velden in het bestand van elkaar te kunnen onderscheiden.
Overige
Voer hier het scheidingsteken in indien deze niet tussen de beschikbare opties wordt staat.
Sectie Tekstindicator
Opmerking: Deze sectie is alleen beschikbaar Tekstbestand is geselecteerd bij de sectie Bron.
Formaat
Selecteer de tekstindicator welke wordt gebruikt in het te importeren bestand. Een tekstindicator wordt gebruikt om worden welke bij elkaar horen aan te duiden, zoals bijvoorbeeld een adres, zodat deze niet worden aangezien voor andere velden door het gebruik van komma's en spaties in het veld.
Stap Drie: Standaardwaarden selecteren
In deze stap kunt u de standaardwaarden selecteren voor bepaalde velden voor de relaties welke moeten worden geïmporteerd. Echter, de waarde in het geïmporteerde bestand vervangt velden welke hier worden gedefinieerd.
Sectie Criteria
Divisie
Voer hier de divisie in voor alle relaties welke worden geïmporteerd. Dit is een verplicht veld. Het veld zal worden voorgevuld met de divisie van de gebruiker.
Project
Voer hier het project waaraan alle te importeren relaties worden gekoppeld.
Opmerking: Alleen de eigenaar of aanmaker van een project en gebruikers met de rollen Controller, F&A Staff, en Marketing Manager kunnen relaties aan projecten koppelen. Gebruikers met rechten op divisieniveau kunnen alleen relaties aan projecten koppelen van de divisie waar zij onder vallen.
Relatiebeheerder
Voer hier de relatiebeheerder in waaraan alle te importeren relaties worden gekoppeld.
Relatietype
Selecteer het relatietype voor alle te importeren relaties. U kunt kiezen uit:
-
Zakenrelatie
-
Bank
-
Klant
-
Lead
-
Niet gevalideerd
-
Prospect
-
Dealer
-
Leverancier
-
Suspect
Financiële relatie
Selecteer de financiële relatie voor alle te importeren relaties. U kunt kiezen uit:
-
Relaties
-
Debiteur
-
Crediteur
Opmerking: Dit is alleen beschikbaar als Prospect, Zakenrelatie, Bank of Niet gevalideerd is geselecteerd als Relatietype.
Stap Vier: Bepalen kopregel bestand
In deze stap kunt u aangeven of het bestand een kopregel heeft. Een kopregel is de eerste rij van het bestand waarin de naam van de kolommen wordt getoond. Indien u werkt met een CSV-bestand welke voldoet aan de importdefnitie, dan wordt de kopregel automatisch herkend.
Kopregel
Selecteer Ja om aan te geven dat het bestand een kopregel heeft of Nee om aan te geven dat het bestand geen kopregel heeft.
Stap Vijf: Mappen van velden
In deze stap kunt u de kolommen in bestand afstemmen (mappen) met bestaande kolommen in de database.
Kolom kolom
Selecteer de kolom welke van toepassing is. Dit dient voor alle kolommen te gebeuren. De kolommen waarbij u niets selecteert, worden niet geïmporteerd.
Stap Zes: Formaat van velden bepalen
In deze stap kunt u het formaat van velden bepalen.
Kolom Formaat
Selecteer het formaat van de velden, waarvan dit nodig is. De formaten welke moeten worden geselecteerd zijn onder meer datums en decimaaltekens.
Opmerking: Deze stap wordt overgeslagen als geen formaat geselecteerd hoeft te worden.
Stap Zeven: Bestaande relaties updaten
In deze stap worden alle records in het bestand vergeleken met de records welke reeds in de database aanwezig zijn. Vink de relaties aan om deze bij te werken met de nieuwe informatie.
Opmerking: Voor het updaten van bestaande relaties is het vereist dat de code van de relatie in de database gelijk is aan de code in het importbestand.
Het systeem gebruikt de relatie-, debiteuren- en crediteurencodes om te controleren of er doublures zijn.
Relaties kunnen alleen worden bijgewerkt als zij vallen onder dezelfde divisie als de gebruiker.
Vergelijken
Vink deze optie aan om de gevonden dubbele relaties in de bestaande database te tonen.
Paginagrootte
Voer het aantal records in dat u wilt tonen op één pagina.
Stap Acht: Aanmaken nieuwe relaties
In deze stap worden de nieuwe relaties aangemaakt op basis van de data in het bestand dat geïmporteerd moet worden. Vink de relaties aan welke aangemaakt moeten worden.
Stap Negen: Bekijken importresultaten
In deze stap worden de resultaten van het importproces getoond.
Nieuw aangemaakte
Hier wordt het totale aantal nieuwe aangemaakte relaties getoond.
Bijgewerkt
Hier wordt het totale aantal bijgewerkte relaties getoond.
Afgekeurd
Hier wordt het totale aantal afgekeurde relaties getoond.
Bekijk import details
Vink deze optie aan om meer details van de importresultaten te zien wanneer u op Volgende klikt. In de gedetailleerde resultaten hebben de afgekeurde relaties een sleutel met een hyperlink.
Stap Tien: Bewaren template
In deze stap kunt u instellingen bewaren welke u heeft gedefinieerd in de vorm van een template welke later wederom gebruikt kan worden.
Sectie Template
Naam
Voer een naam in van maximaal 30 karakters voor de template.
Bewaren als
Selecteer de zichtbaarheid van de template. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Privé – Alleen zichtbaar voor de gebruiker.
- Publiek: Alle – Zichtbaar voor iedereen.
- Publiek: Groep – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde groep als de gebruiker.
- Publiek: Divisie – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde divisie als de gebruiker.
- Publiek: Kostenplaats – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde kostenplaats als de gebruiker.
Alternatieve stap: Gebruiken van import template
Deze stap kunt u bereiken door te kiezen voor Mijn import templates bij Stap een: Importmethode selecteren. Middels deze stap kunt u een import template selecteren bij het importeren van een bestand. Door gebruik te maken van een template kunt de stappen drie tot en met zes overslaan van de wizard.
Sectie Type template
Type
Selecteer het type template. U kunt kiezen uit:
- Privé – Alleen zichtbaar voor de gebruiker.
- Publiek: Alle – Zichtbaar voor iedereen.
- Publiek: Groep – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde groep als de gebruiker.
- Publiek: Divisie – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde divisie als de gebruiker.
- Publiek: Kostenplaats – Zichtbaar voor medewerkers in dezelfde kostenplaats als de gebruiker.
Sectie Template
Selecteer de template welke u wilt gebruiken. Standaard zijn de Debiteuren en Crediteuren template beschikbaar. Deze templates vereenvoudigen het mapping proces van dat uit Exact Globe naar Exact Synergy Enterprise. Om het importformaat van debiteuren of crediteuren templates te bekijken kunt u de documenten Importdefinitie Debiteuren en Importdefinitie Crediteuren raadplegen.